Sổ Sách Bảo Vệ và Hướng Dẫn Cách Ghi Chép Đầy Đủ, Chi Tiết

Mẫu sổ sách bảo vệ có thể được xem là một trong những thứ mà bắt buộc nhân viên bảo vệ tại vị trí ghi chép nào cũng phải nắm được. Vậy đối với công tác bảo vệ hiện nay thì cần bao nhiêu đầu sổ thì đủ? Khi nào thì nên ghi chép? Đó là những đầu sổ nào? Việc gì cần ghi chép? Cùng Anninh24hvn chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.

Tầm quan trọng của sổ sách bảo vệ trong công tác đảm bảo an ninh

Mẫu sổ bảo vệ không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của nhân viên bảo vệ mà còn là công cụ ghi chép quan trọng, giúp lưu trữ các chứng từ, số liệu và sự việc xảy ra. Mỗi sự việc cần được ghi chép vào sổ thích hợp hoặc vào sổ nhật ký ca trực nếu không có sổ chuyên dụng. Sổ bảo vệ giúp quản lý công việc, tăng cường an ninh và bảo vệ hiệu quả hơn.

Khi Nào Cần Ghi Chép Vào Sổ Sách Bảo Vệ?

Khi có bất kỳ sự việc xảy ra tại phạm vi vị trí bảo vệ, nhân viên cần phải ghi chép lại một cách chi tiết. Dưới đây là một số tình huống cụ thể khi cần ghi chép vào sổ sách:

Sự việc xảy ra tại phạm vi vị trí của bạn

Khi có sự cố, tai nạn, hoặc tình huống bất thường xảy ra, nhân viên bảo vệ cần ghi lại chi tiết sự việc, bao gồm thời gian, địa điểm, và các bên liên quan. Điều này giúp lưu trữ thông tin chính xác và hỗ trợ trong việc xử lý sự cố.

Xe của lãnh đạo, xe chở khách, xe chở hàng ra vào

Mỗi lần xe ra vào cần ghi lại thông tin như biển số, thời gian và mục đích ra vào. Điều này giúp kiểm soát việc ra vào của các phương tiện và đảm bảo an ninh cho khu vực bảo vệ.

Các cá nhân ra vào trong giờ làm việc

Ghi chép thông tin của các cá nhân ra vào trong giờ làm việc bao gồm tên, thời gian và mục đích vào cổng. Việc này giúp theo dõi và kiểm soát người ra vào một cách hiệu quả.

Thời gian người công nhân đầu tiên vào Nhà Máy và người cuối cùng ra về

Ghi rõ thời gian người công nhân đầu tiên vào nhà máy và người cuối cùng ra về, cùng với tên và mã số của họ. Điều này giúp quản lý nhân sự và đảm bảo rằng tất cả công nhân đều tuân thủ quy định giờ làm việc.

Những sự việc bất thường xảy ra

Ghi chép lại các sự việc bất thường như hành vi đáng ngờ, tai nạn, hoặc sự cố kỹ thuật. Điều này giúp lưu trữ thông tin để phân tích và xử lý sau này.

Các số liệu hàng hóa mà bạn phải kiểm soát

Ghi lại số liệu hàng hóa xuất nhập, bao gồm số lượng, loại hàng hóa, và người chịu trách nhiệm. Điều này giúp kiểm soát hàng hóa và tránh thất thoát.

Những yêu cầu, chỉ thị của Khách hàng hay Chỉ huy

Ghi lại các yêu cầu và chỉ thị từ khách hàng hoặc chỉ huy để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng theo yêu cầu.

Tình trạng mục tiêu sau mỗi lần tuần tra

Ghi lại tình trạng của mục tiêu sau mỗi lần tuần tra, bao gồm các phát hiện và biện pháp xử lý. Điều này giúp theo dõi tình hình an ninh và đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết kịp thời.

Phát hiện sự việc đột xuất trong khi tuần tra

Khi phát hiện sự việc đột xuất trong quá trình tuần tra, nhân viên cần ghi lại chi tiết sự việc và biện pháp xử lý. Điều này giúp lưu trữ thông tin và hỗ trợ trong việc xử lý sự cố.

Thời gian đến và về của Chỉ huy, Ban Lãnh Đạo đến kiểm tra

Ghi lại thời gian đến và về của chỉ huy hoặc ban lãnh đạo khi họ đến kiểm tra. Điều này giúp lưu trữ thông tin về các cuộc kiểm tra và đảm bảo rằng mọi thứ được theo dõi và quản lý một cách chính xác.

Các Loại Sổ Sách Bảo Vệ, Biểu Mẫu, Biên Bản

Việc sử dụng các loại sổ sách và biên bản phù hợp là rất quan trọng trong công tác bảo vệ. Dưới đây là một số loại sổ sách và biên bản thông dụng:

Sổ Sách

Sổ giao ca: Đây là sổ ghi chép các thông tin cần thiết khi bàn giao ca, ghi rõ tình hình ca trực, các sự việc đã xảy ra, và các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Sổ giao ca giúp nhân viên bảo vệ tiếp quản công việc một cách liền mạch và hiệu quả.

Sổ xuất – nhập: Sổ này dùng để ghi chép chi tiết các hàng hóa xuất nhập, số lượng, và người chịu trách nhiệm. Điều này giúp kiểm soát tốt việc xuất nhập hàng hóa và đảm bảo không có sự nhầm lẫn hay thất thoát.

Sổ niêm phong: Biên bản đóng và mở niêm phong hàng hóa hoặc khu vực cần được ghi chép cẩn thận. Điều này giúp bảo đảm rằng hàng hóa hoặc khu vực đã được bảo vệ một cách nghiêm ngặt.

Sổ khách vào liên hệ công tác: Ghi rõ tên khách, mục đích, thời gian vào và ra. Điều này giúp quản lý tốt việc ra vào của khách và đảm bảo an ninh cho khu vực bảo vệ.

Sổ đăng ký đơn vị thầu phụ vào: Ghi chép thông tin về các đơn vị thầu phụ, công việc và thời gian làm việc. Điều này giúp kiểm soát tốt các hoạt động của thầu phụ trong khu vực bảo vệ.

Sổ giao nhận bưu phẩm, thư báo: Ghi chép chi tiết về bưu phẩm, thư báo, người nhận và thời gian nhận. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bưu phẩm và thư báo đều được xử lý một cách chính xác.

Sổ công nhân đi làm trễ, về sớm: Ghi rõ tên công nhân, thời gian đến muộn hoặc về sớm và lý do. Điều này giúp theo dõi tình hình làm việc của công nhân và xử lý các trường hợp vi phạm quy định.

Sổ theo dõi rác: Ghi chép thông tin về việc thu gom và xử lý rác thải. Điều này giúp đảm bảo rằng khu vực bảo vệ luôn sạch sẽ và an toàn.

Biên Bản

Biên bản sự việc: Ghi chép chi tiết về sự việc xảy ra, các bên liên quan và biện pháp xử lý. Biên bản sự việc giúp lưu trữ thông tin về các sự cố và đảm bảo rằng tất cả các sự việc đều được xử lý một cách hợp lý.

Biên bản thu hồi tang vật: Ghi rõ thông tin về tang vật, thời gian, địa điểm thu hồi và người liên quan. Biên bản này giúp quản lý tốt các tang vật và đảm bảo rằng chúng được xử lý một cách đúng đắn.

Biên bản phạm pháp quả tang: Ghi chép chi tiết về hành vi phạm pháp, đối tượng và biện pháp xử lý. Điều này giúp lưu trữ thông tin về các trường hợp phạm pháp và hỗ trợ trong quá trình xử lý pháp lý.

Biên bản bàn giao người phạm tội quả tang: Ghi rõ thông tin về người phạm tội, thời gian, địa điểm bàn giao và người nhận bàn giao. Biên bản này giúp đảm bảo rằng người phạm tội được bàn giao một cách đúng quy trình.

Biên bản mất thẻ xe: Ghi chép chi tiết về việc mất thẻ xe, người báo cáo và biện pháp xử lý. Biên bản này giúp quản lý tốt việc cấp phát và thu hồi thẻ xe.

Cách Ghi Chép Sổ Sách Bảo Vệ và Cách Lập Biên Bản

Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Sách

Mẫu sổ sách bảo vệ cần phải đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày giờ ghi chép: Thời gian ghi chép phải được ghi rõ ràng để xác định chính xác thời điểm xảy ra sự việc.
• Tên mục tiêu: Ghi rõ tên mục tiêu bảo vệ để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Logo công ty bảo vệ: Logo giúp nhận diện công ty bảo vệ và thể hiện tính chuyên nghiệp.
• Phiên hiệu mục tiêu: Mỗi mục tiêu bảo vệ có một phiên hiệu riêng để dễ dàng phân biệt.
• Tên mẫu sổ, số thứ tự sổ: Ghi rõ tên mẫu sổ và số thứ tự để dễ dàng tra cứu.
• Tên nhân viên ghi chép: Ghi rõ tên nhân viên ghi chép để xác định trách nhiệm.
• Thời gian cập nhật ghi chép: Ghi thời gian cập nhật để đảm bảo thông tin luôn mới nhất.
• Sự việc xảy ra cần ghi chép: Ghi chi tiết về sự việc, các bên liên quan và biện pháp xử lý.
• Khung ký tên, khung kiểm tra của ca trưởng, chỉ huy khu vực: Các khung này giúp xác nhận thông tin và trách nhiệm của các bên liên quan.

Việc ghi chép cần tuần tự, không để dồn cuối ca mới ghi. Cần ghi đầy đủ diễn biến tình hình của ca trực một cách chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu và chính xác.

Cách Lập Biên Bản

Lập biên bản là một phần quan trọng trong công tác bảo vệ, giúp lưu trữ thông tin về các sự kiện, sự cố và các hành động xử lý. Dưới đây là ví dụ và hướng dẫn cách lập biên bản một cách chính xác:

Các Vị Trí Thường Sử Dụng Mẫu Sổ Sách Bảo Vệ